Zastanawiając się nad wyborem narzędzia wspomagającego tworzenie i zarządzanie dokumentacją procesową, warto się zastanowić nad znaczeniem możliwości jego dopasowania do unikalnych potrzeb konkretnego Przedsiębiorstwa.
Przez możliwość dopasowania rozumiemy adaptację: zakresu i wyglądu dokumentów, ścieżek ich opracowywania i zatwierdzania oraz maksymalne wykorzystanie całego dotychczasowego dorobku Przedsiębiorstwa.
Czy takie możliwości systemu mają znaczenie, wobec faktu że część dokumentów np. FMEA czy Plan kontroli jest zestandaryzowana, a wymagania normy IATF 16949 są zasadniczo takie same dla wszystkich?
Firmowe „Know-how”
Patrząc na Przedsiębiorstwa, widzimy że rzadko mamy do czynienia z tworzonym od zera greenfieldem,w którym niemal wszystko: dokumenty, procedury i metody działania budowane są od zera i mogą przyjmować niemal dowolną postać.
W znakomitej większości przypadków firma ma swoją historię, określony materiał ludzki i zebrane doświadczenia które możemy ogólnie określić jako „know-how”. W nim to zawarte są sprawdzone metody i procedury pozwalające na skuteczne funkcjonowanie i dające realna przewagę konkurencyjną.
To ten zestaw praktyk jest największą wartością firmy, bo powoduje że może ona skutecznie funkcjonować. Zwróćmy uwagę że jest to unikalny pakiet, w każdej firmie wyglądający inaczej.
Stąd pewne rozwiązania doskonale sprawdzające się w jednym miejscu, w innym mogą generować problemy.
Co powinien zawierać skuteczny system zarządzania dokumentacją procesową?
W przypadku systemu skutecznie wspierającego co najmniej 3, 4 i 5 fazę procesu APQP, musimy pamiętać ze musi on pozwalać co najmniej na:
- Efektywne tworzenie kompletnej i spójnej dokumentacji procesowej
- Nadzorowanie procesu zatwierdzeń i wsparcie komunikacji
- Bezpieczne i proste wprowadzanie zmian w całości dokumentacji
- Możliwość wymiany danych z innymi systemami informatycznymi Przedsiębiorstwa
Zwróćmy uwagę że w/w obszary są mocno zindywidualizowane. Te same dokumenty w różnych firmach wyglądają inaczej. O ile FMEA i Plan kontroli są znacząco zestandaryzowane, to zasadniczo wszystkie inne dokumenty są odmienne w różnych Przedsiębiorstwach. Różnice dotyczą ich zawartości, zależności, wyglądu i ścieżek opracowania.
Dlaczego system dopasowany jest bardziej efektywny?
Jeżeli system informatyczny ma skutecznie wspierać procesy w firmie, powinien się do nich tam gdzie są one skuteczne, bezdyskusyjnie dostosować. Próby wdrażania rozwiązań standardowych często oznaczają konieczność porzucenia działających, sprawdzonych procedur, co związane jest z dużymi ukrytymi kosztami dodatkowymi (np. szkolenia, zmiany nawyków) oraz nowymi czynnikami ryzyka np. błędy wynikające z procesu nauki nowych dokumentów (szczególnie na produkcji). Proces wdrażania rozwiązania standardowego może początkowo wiązać się z niższymi wydatkami, jednak w średniej i dłuższej perspektywie jest znacznie bardziej kosztowny. Zdajemy sobie sprawę że bieżący stan nie jest nienaruszalny, a środowisko w którym działa Przedsiębiorstwo ciągle się zmienia. I adaptacja do tych zmian jest absolutnie konieczna. Niech jednak wprowadzane zmiany wynikają z dodatkowych wymogów norm czy klientów, nie zaś z ograniczeń systemu informatycznego.
Podsumowanie
Procesy APQP w różnych Przedsiębiorstwach realizowane są w odmienny sposób. Bazują na olbrzymim, tworzonym latami „know-how” Przedsiębiorstwa stanowiącym jego kluczowy zasób. Efekty wdrożenia standardowego narzędzia, nie potrafiącego skutecznie tego „know-how” wykorzystać będą rozczarowujące.