Dlaczego potrzebne są zmiany?
Tradycyjnie dokumentację procesową przygotowywano w sprawdzonych narzędziach takich jak: arkusze kalkulacyjne, edytory tekstu czy programy CAD. Jednak coraz bardziej rozbudowana dokumentacja, w połączeniu z koniecznością zapewnienia jej spójności, powoduje że dotychczasowe sposoby jej tworzenia stały się nieefektywne lub w niektórych przypadkach niemal niemożliwe (patrz: FMEA AIAG/VDA).
Coraz bardziej oczywista wydaje się konieczność wdrożenia w tym obszarze dedykowanych narzędzi informatycznych. Na rynku można znaleźć wiele rozwiązań.Wiele z nich bazuje na analizie FMEA. Stanowi ona ich rdzeń, obudowany z jednej strony możliwością tworzenia Flowchartu, z drugiej Planem kontroli.
Oferują one w niewielkim stopniu zdolność do tworzenia pozostałej części dokumentacji procesowej obejmującej m.in. instrukcje pracy, instrukcje stanowiskowe czy karty kontroli. Programy takie zazwyczaj oferują standardowe rozwiązania oparte o wymagania normy IATF 16949, z bardzo ograniczonymi możliwościami dopasowania do potrzeb konkretnego użytkownika i ewentualnej przyszłej rozbudowy.
Takie podejście ma pewne zalety. Jeżeli wymagania użytkownika związane z dokumentacją procesową nie są zbyt wygórowane, pozwala ono na szybkie wdrożenie gotowych rozwiązań „z półki”. Krótki czas wdrożenia umożliwia, np. na realizację wniosków poaudytowych, a relatywna prostota i gotowa konfiguracja programu zwalnia z konieczności analizy rzeczywistych potrzeb Przedsiębiorstwa. Doraźne korzyści są łatwe do zauważenia. Takie podejście może się sprawdzić, jeśli głównym celem jest np. zaspokojenie bieżących potrzeb audytowych.
Czy jest to wystarczająca zmiana?
Coraz większa liczba wymagających użytkowników patrzy na zagadnienie zarządzania dokumentacją procesową szerzej. Widzi ona celowość lub wręcz konieczność, integracji całości dokumentacji procesowej. Dokumentacji obejmującej nie tylko Flowchart/PFMEA/Plan kontroli ale również ale również instrukcje pracy, kontroli czy ustawcze.
Dlaczego? Ponieważ przygotowywanie części dokumentacji w jednym narzędziu (FMEA) a pozostałych w innych (dalej Excel czy Word) jest rozwiązaniem niesatysfakcjonującym. Nie gwarantuje ono ani spójności dokumentacji, ani nie pozwala na znaczącą redukcję pracochłonności jej przygotowania.
Wnioski
Podsumowując wybór systemu pozwalającego na tworzenie i zarządzanie kompletną dokumentacją procesową niesie szereg korzyści. Nawet w przypadku, gdy dzisiaj myślimy wyłącznie o zarządzaniu triadą APQP. Pamiętajmy, że jest to jedynie pierwszy krok, w długiej drodze do realnego usprawnienia i ciągłego doskonalenia procesów APQP.